Smart Working o Lavoro Agile, sei pronto?

Ne sentirai parlare in continuazione di smart working, lavoro agile o anche telelavoro ma vanno fatti i dovuti distinguo. Certo, parliamo sempre di lavoro a distanza, svolto al di fuori delle consueta sede lavorativa o aziendale. Non rappresenta sicuramente una novità per molti freelance ma, almeno nel nostro Paese, lo è per molte aziende. Oggi tutti ne parlano, molti si attrezzano, qualcuno lo pratica … e tu sei pronto?

Purtroppo anche a seguito dell’emergenza connessa al Covid-19, se ne parla molto. Si trovano molti articoli focalizzati sull’analisi dei benefici in termini motivazionali, di responsabilizzazione, di vantaggi per aziende e lavoratori. Lo smart working può essere un’opportunità e quale miglior momento per “ragionarci” se non questo?

Iniziamo con il fare chiarezza. Un conto è parlare di Telelavoro, altra cosa è parlare di Smart Working.

Smart Working e Telelavoro

Ciò che accomuna le due espressioni è la sovrapponibilità dell’aspetto legato al lavoro a distanza svolto, in tutto o in parte, al di fuori dagli spazi canonicamente deputati all’attività lavorativa in azienda.

Telelavoro

Il Telelavoro, nella sua accezione corretta, risulta soggetto ad una serie di elementi molto “vincolanti” in ordine a:

• Postazione di lavoro che, per quanto esterna ai locali aziendali, è definita a livello contrattuale con tutte le annesse attrezzature necessarie;
• Orari di lavoro che non sono definiti arbitrariamente dal lavoratore ma dettati dal contratto di lavoro.

Tutto ciò si concretizza, in estrema sintesi, nel lavorare come sul posto di lavoro ma non presso il posto di lavoro.

Smart Working o “Lavoro agile”

A differenza del Telelavoro, lo smart working è ufficialmente definito dalla Legge n.81/2017 come “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.“

Il lavoro agile, prevede pertanto:

• Luogo di lavoro svincolato dalla sede dell’azienda e dalla determinazione di una postazione fissa;
• Tempi di lavoro flessibili, non soggetti a vincoli di orario;
• Organizzazione del lavoro per risultati, obiettivi e fasi.

Per concetti, quindi, parliamo di lavoro svolto in autonomia con obiettivi di risultati e senza vincoli di luogo e tempi.

A questo punto approfondiamo quella che è la forma più “ampia” di lavoro a distanza: lo smart working.

I Plus del lavoro agile

Come risulta intuibile già dalle premesse fatte, lo smart work porta con se numerosi vantaggi. Vantaggi che non riguardano solo il lavoratore ma anche potenzialmente la tua impresa, il tuo business e, più in generale, anche la collettività.

Vantaggi per Aziende e lavoratori

Iniziamo con il vedere i plus offerto da questa forma di lavoro per le principali parti in causa:

• Spazi e logistica: minor impatto nella gestione della “sede” operativo per le aziende;
• Minor assenteismo / gestione delle assenze: consente la gestione autonoma del tempo, il lavoratore gode di maggiore flessibilità senza dover sottrarre la propria opera all’azienda;
• Responsabilizzazione: è inteso come plus di crescita per il singolo lavoratore investito di maggior fiducia e come forma di delega legata al raggiungimento di obiettivi per l’azienda;
• Benessere del team: questo si traduce in maggiore soddisfazione e produttività;
• Recruitment diffuso: ovvero un beneficio per le aziende nel reclutare per merito senza il vincolo delle distanza ma anche per i lavoratori che si propongono alle aziende;
• Sviluppo tecnologico: acquisizione di competenze per i lavoratori e di incremento del patrimonio aziendale delle imprese.

Vantaggi collettivi e sociali

Vi sono poi una serie di vantaggi che riguardano sfere più ampie quali ambiente e società civile:

• Distanziamento sociale che per certo ai tempi della pandemia da Coronavirus riveste un ruolo fondamentale per la tutela della salute;
• Minori emissioni di CO² vale a dire minor impatto ambientale degli spostamenti
• Riduzione della mobilità beneficiandone in termini rischi, traffico, tempi e ambiente.

Regole fondamentali per il Business

Abbiamo visto insieme una lista macro di vantaggi derivanti dal ricorso allo smart working, lista non certamente esaustiva andandola a vedere nel micro, ma quali rischi sottendono? In realtà non molti se il business presta attenzione ad alcune regole fondamentali:

• Coordinamento delle attività da parte del management per armonizzare il lavoro dei singoli componenti del team;
• Definizione di task e obiettivi in termini di priorità ed attribuzione, per consentire ai processi aziendali di funzionare in modo ottimale;
• Schedulazione di meeting e call per fare il punto, scadenziare le attività e fissare occasioni formali ai componenti del team per ricompattare la squadra;
• Presidio del mercato. Se vogliamo, l’unico neo dello smart working, è legato al rischio, per le strutture imprenditoriali, di rivolgere l’attenzione solo all’organizzazione interna, tralasciando così di presidiare costantemente i Clienti e i mutamenti del mercato.

Tutto sommato, a voler ben vedere, accorgimenti che esulano dalla forma di lavoro – agile o meno – che un’azienda intende assumere.

Strumenti essenziali

Un punto non deve essere trascurato, anzi: la dotazione degli strumenti necessari per consentire il lavoro a distanza ed il coordinamento dello stesso. Potremmo citare diversi produttori e tecnologie ma, tra questi, prediligiamo i più noti e diffusi.

Senza dubbio vi sono strumenti strettamente legati al business specifico delle aziende ma certamente quelli che seguono rappresentano la dotazione minima:

• Comunicazione: Skype, Teams e Zoom;
• Condivisione documenti: Dropbox, OneDrive, Google Drive e iCloud;
• Sicurezza informatica: firewall, antivirus, VNP (se necessaria).

In via opzionale per l’azienda, ai fini di monitoraggio e gestione risorse, e per il lavoratore, al fine di organizzare l’alternanza lavoro/vita privata, possono rendersi utili strumenti di Rilevazione presenza virtuali.

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