Il tuo sito rispetta gli obblighi di legge? Segui la nostra guida per scoprirlo

Il mercato odierno richiede di combattere ogni giorno per riuscire a trovare nuovi Clienti e lavorare in modo proficuo per promuovere la propria attività. Diciamola tutta, ci manca solo di dover affrontare il ginepraio delle norme burocratiche anche per il proprio sito web! Non sentirti solo o abbandonato al riguardo. Vediamo insieme le regole base da rispettare per poter essere a norma e stare sereni.

Prescrizioni e norme per i siti Web? Il web richiede certamente il rispetto di regole, questo è innegabile; d’altro canto dobbiamo ricordare che le regole vengono introdotte a tutela di tutti, degli utenti del web ma anche di chi lo popola con i proprio contenuti. Niente panico, le linee guida che vedremo di seguito ti aiuteranno con estrema semplicità.

Iniziamo con il fare una doverosa premessa: non esistono prescrizioni di legge alle quali attenersi se parliamo di un sito personale; per intenderci un sito legato ad una persona fisica. Per fare degli esempi, parliamo di un blog personale, di un diario online, di un sito dedicato al proprio hobby e via discorrendo.

Ben diverso è il caso in cui vengano pubblicati e pubblicizzati su di un sito web l’offerta di prodotti o di servizi; qui le cose cambiano. In questo caso subentrano norme più o meno stringenti alle quali è doveroso attenersi. Nessuna paura perché è tutto quanto gestibile e noi siamo qui per questo.

Distinguiamo in primis le due macro aree da osservare: gli obblighi relativi alle informazioni da pubblicare sul proprio sito e gli obblighi connessi a privacy e cookie e richiamate dal famigerato GDPR.

Gli obblighi (più o meno estesi) per i siti web

In primo luogo le disposizioni di legge stabiliscono cosa si renda obbligatorio esporre sui siti web in funzione della forma giuridica del soggetto: Società di capitali o Società di persone.

A seguire vi sono prescrizioni connesse all’attività svolta come ad esempio quelle connesse al caso di servizi o prodotti venduti per il tramite di un e-commerce.

Obblighi per il sito web di Società di Capitali

Il principio al quale si rifà la normativa, nell’indicare gli obblighi ai quali attenersi nel caso di siti appartenenti a Società di Capitali – quindi S.p.A., S.a.p.a. ed S.r.l. (comprese S.r.l.s.) – è quello delle trasparenza.
L’articolo 42 della Legge 88/2009, intervenuto in modifica dell’articolo 2250 del Codice Civile, prescrive i “requisiti di pubblicità di taluni tipi di società”. Questi si concretizzano nel dovere di fornire le proprie informazioni legali sul sito web nonché nelle mail e sui profili social.

Va detto che i dati di seguito indicati, non devono necessariamente essere tutti presenti nella homepage ma, quantomeno, raggiungibili tramite un link posto nel footer del sito.
Detto questo, vediamo quindi quali dati devono essere presenti:

• Ragione Sociale
• Sede Legale
• Partita IVA
• Codice Fiscale
• Ufficio del Registro delle Imprese
• Riferimenti telefonici ed indirizzi e-mail
• Partita IVA
• Posta elettronica certificata PEC
• Il numero R.E.A.
• Il capitale sociale versato
• Sussistenza di un socio unico, (società unipersonale)
• Eventuale assoggettamento a direzione o controllo da parte di altra società che dovrà essere indicata
• Stato di liquidazione nella quale la società dovesse trovarsi

Obblighi per il sito web di Società di persone e titolari di partita IVA

Molto meno impegnativi risultano essere gli obblighi in capo alle Società di Persone ed alle Ditte individuali; per queste, la normativa prevede, quale unico ed espresso obbligo, quello di indicare la Partita IVA.

Ciò detto, altre informazioni di base potrebbero essere opportune per rispondere al principio di maggior trasparenza, quali:

• Ragione Sociale o denominazione
• Sede Legale
• Codice Fiscale
• Posta elettronica certificata PEC

Obblighi (addizionali) per i sito di e-Commerce

Per sua natura, il mondo dell’e-commerce viene impattato da alcuni ulteriori obblighi di legge con riferimento alle condizioni di vendita, da un lato, ed alle informazioni circa il venditore dall’altra.

Tra queste risultano essere irrinunciabili le seguenti:

• Prezzi e tariffe
• Eventuali spese aggiuntive (tasse, dazi, ecc…)
• Spese di consegna
• Obbligazioni derivanti dal contratto di vendita
• Tempi di consegna
• Modalità di consegna (e di eventuale restituzione)
• Modalità da seguire per la presentazione di reclami eventuali
• Recapiti dell’azienda venditrice
• Autorizzazione, Licenza o Concessione ed il riferimento all’Autorità competente (laddove previste)

La non conformità alle disposizioni fin qui viste comporta sanzioni, in alcuni casi di entità rilevante. Destinare pertanto la giusta attenzione a queste tematiche non è mai tempo perso.

GDPR – Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali

Una fetta per niente trascurabile delle prescrizioni di legge circa i contenuti dei siti web è quella riferita alla privacy ed al trattamento dei dati personali, vale a dire alle informazioni che rendono identificabile un soggetto, inteso come persona fisica, e quelle riferite ad abitudini, stile di vita e preferenze di quest’ultimo.

La normativa di riferimento, al centro della questione, è l’oramai noto GDPR, il regolamento europeo 679/2016 in materia di protezione dei dati personali. Quest’ultimo, entrato in vigore nel maggio 2018 è focalizzato sul principio della responsabilizzazione dei titolari del trattamento nella gestione dei dati personali. A questo proposito, vediamo quindi quali sono gli elementi centrali dello stesso.

Innanzitutto, il GDPR non determina quali misure adottare – se non alcuni elementi imprescindibili che vedremo a breve – ma “delega” a ciascuna realtà imprenditoriale la determinazione delle misure più idonee a scongiurare un utilizzo non conforme dei dati personali raccolti nello svolgimento delle proprie attività.

Vediamo quali sono le prescrizioni con riferimento agli elementi minimi che deve contenere l’informativa sulla privacy e sui cookie.

Informativa sulla Privacy

La pubblicazione delle privacy policy sul proprio sito internet, ossia dell’informativa sulla privacy, si rende necessaria laddove lo stesso preveda l’elaborazione di dati personali. L’informativa, a tal punto, dovrà apparire all’interno del sito e riportare in maniere esaustiva e trasparente elementi quali:

• Data di creazione del’informativa e notifica di eventuali aggiornamenti
• Dati trattati
• Finalità e base giuridica del trattamento (ad esempio la fornitura del servizio erogato tramite il sito o finalità di marketing)
• Titolare del Trattamento ed eventuale suo rappresentante
• Recapiti del DPO (Data Protection Officier) laddove nominato
• Eventuale trasferimento a soggetti terzi e nel caso indicazione del responsabile esterno
• Profilazione ed eventuali trattamenti automatizzati (nel caso da specificare quali)
• Periodo e modalità di conservazione dei dati
• Trasferimento verso altri Paesi extra UE
• Diritti dell’interessato: accesso, modifica, cancellazione, portabilità, obiezione (all’utilizzo), esclusione dall’elaborazione automatica (profilazione)

L’onere della redazione dell’Informativa è in capo al Titolare del Trattamento dei Dati.

Il consenso al trattamento dei dati deve essere ottenuto dall’utente in fase di compilazione dei form dei contatti o di iscrizione alla newsletter. Tali form dovranno riportare un link all’informativa ed il consenso dovrà essere raccolto seconde specifiche modalità. Se i dati raccolti da un form di contatto vorranno essere utilizzati anche per attività di marketing, espresso consenso a ciò dovrà essere richiesto all’utente.

Cookie policy

La Direttiva Europea UE 136/2009 in vigore dal giugno 2015, prevede l’obbligo di informare l’utente circa l’utilizzo di cookie da parte del sito. Vanno distinte diverse tipologie di cookie:

• Cookie Tecnici servono per identificare un utente al fine di agevolargli la navigazione del sito
• Cookie di Profilazione permettono di profilare un utente al fine di tracciarne gli interessi ed il comportamento; si tratta di informazioni utili per le attività di marketing e di advertising
• Cookie di Terze Parti installati da soggetti diversi dal titolare del sito come ad esempio Facebook o Google

In relazione ai cookie la normativa prevede una serie di obblighi più o meno estesi in funzione delle tipologie, non sempre peraltro così chiare tanto che si parla spesso di cookie ibridi.
Ti sarà senza dubbio capitato di vedere un “cookie alert”, una sorta di banner informativo, accedendo ad un sito, questi sono necessari, ad esempio, laddove il sito utilizzi cookie di terze parti.

Le varianti sono molteplici, anche per questo forse necessiti di una consulenza adeguata.

Affidati a Ipomea Web Solutions per essere compliance e scongiurare problemi e sanzioni

Ipomea è una realtà dinamica composta da sviluppatori, grafici ed esperti di marketing e compliance che da oltre 10 anni offre soluzioni tecniche all’avanguardia sfruttando le più moderne tecnologie.
Grazie al proprio know how Ipomea presta la massima attenzione al rispetto della normativa alla quale sono chiamati i siti web realizzati, o per i quali viene prestata attività di manutenzione, come anche nell’ipotesi di consulenza mirata in ambito compliance.

Il nostro servizio di Pronto Soccordo Web risponde anche a tale esigenza, fare in modo che il tuo sito sia in linea con ogni normativa. Ciò ti garantirà la massima serenità.

I nostri principali punti di forza

Verifichiamo le tue necessità: il nostro intervento mira a comprendere ed interpretare le tue esigenze e le necessità alle quali il tuo sito deve rispondere. Affidati a noi e togliti ogni pensiero. Delega a professionisti competenti in materia.

Abbiamo le migliori competenze: il nostro team è in grado di fornire la consulenza più idonea per far si che il tuo sito rispetti la normativa. Qualunque sia l’attività che tu svolga, il tuo mercato di riferimento ed il tuo obiettivo.

Garantiamo trasparenza ed economicità: le nostre offerte sono semplici ed improntate alla massima trasparenza. Il nostro primo obiettivo è quello di ottenere e ricambiare la tua fiducia.